AKUNTANSI HUTANG

AKUNTANSI HUTANG 

PENGERTIAN HUTANG

     Utang adalah Kewajiban suatu badan usaha / perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu.

PENGGOLONGAN HUTANG

Utang perusahaan digolongkan menjadi :

a.Utang jangka pendek adalah utang yang jatuh tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha / dagang, utang wesel, beban yang masih harus dibayar , utang hadiah, utang garansi dan lain lain.

b.Utang jangka panjang adalah utang yang pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh : utang hipotik, utang obligasi, utang bank dan lain – lain.

FUNGSI YANG TERKAIT

Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Pembelian

      Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung  jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

2. Fungsi Gudang

      Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

3. Fungsi Pengiriman

      Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

    

4. Fungsi Akuntansi

    Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat :

a.    Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.

b.    Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan.

c.    Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang adalah  sebagai berikut:

        

A. Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum

        Jurnal Retur Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut.

    

B. Kartu Persediaan

      Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.

    

C. Kartu Utang

      Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat penegembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.

METODE PENCATATAN HUTANG

A. Account Payable Procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.

2. Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

1. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.

2. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian.

3. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian

2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :

3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas

4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan    pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

    

B. Voucher Payable Procedure

    

Dokumen yang digunakan dalam dalam voucher payable procedure :

      Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check). Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu :

1. Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya.

2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice).

3.sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi :

1. One-Time Voucher Procedures

One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:

  a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).

          Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari      pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

  b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).

           Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).

2. Build-Up Voucher Procedures.

                Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

KARTU UTANG

A.  Pengertian Kartu Utang

Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu. Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.

Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :

a.  Transaksi pembelian secara kredit.

b.  Transaksi retur pembelian secara kredit.

c.   Transaksi pembayaran utang.

B.  Membukukan Data Mutasi Utang ke Kartu Utang

1.  Dokumen mutasi utang

Seperti yang kita ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Seperti halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang menunjukan utang kepada masing-masing kreditor (orang yang memberi utang). Untuk itu, perlu disediakan rekening kontrol, yang disebut utang dagang di buku besar dan rekening-rekening utang kepada masing-masing kreditur dalam buku pembantu utang (kartu utang). Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar didalam kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.

a.         Jurnal pembelian

Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan).

b.      Jurnal pengeluaran kas

Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang meliputi pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang berhak menerima.

Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering membuka transaksi utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.

2.    Prosedur pencatatan transaksi utang

Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunya utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap kali transaksi pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai berikut:

a.    Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting keperkiraan (akun) pembelian dan perkiraan (akun) utang.

b.    Dalam buku besar pembantu utang, pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.

Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan utang dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam pencatatan buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan perubahan utang.

Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan menunjukan saldo untuk semua utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara kolekif (gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak terdapat informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.

Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat secara rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor. Satu lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada pencatatan secara kolektif.

Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi kartu utang):

                Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi perbedaan berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan bisa terjadi pada saat:

a.    Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, atau

b.    Pada saat mencatat dalam buku besar pembantu utang.

Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang total saldo buku besar pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap akhir periode. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan utang dagang dalam buku pengendali atau perkiraan kontrol.

Contoh bentuk daftar saldo utang:

MELAKUKAN PENGECEKAN SALDO HUTANG

1. Rumus Saldo Utang

a.     Rumus untuk pengecekan saldo utang

Saldo awal utang                                                                             xxx

Jumlah pembelian kredit/buku pembelian         xxx

Penjumlahan                                                                                                     xxx

Pembayaran utang buku pengeluaran kas                            xxx

Retur pembelian                                                                             xxx

Total pembayaran dan retur                                                                                       (xxx)

Saldo utang akhir                                                                                                              xxx

b.     Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo utang :

1)     Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi dan kartu utang setiap kreditor.

2)    Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku jurnal ke dalam akun buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode tersebut disajikan dalam laporan utang.

3)    Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama dengan catatan pada akun utang dagang.

2. Membuat Laporan Utang

Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tanggal faktur pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual. Berikut penggolongan status utang.

a.     Utang yang belum jatuh tempo

b.     Utang dalam masa telah jatuh tempo

c.     Utang yang belum dibayar

KESIMPULAN

 Adapun kesimpulan mengenai Sistem Akuntansi Utang, yaitu :    

1.    sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.

2.    dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.

3.    metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable procedure dan voucher payable.

4.    catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.